Pendant les congés de détente (CARNAVAL), nos institutions ont proposé divers stages pour le plus grand plaisir des enfants. Mais pourquoi parler du RGPD dans un contexte si récréatif ?
Aurore Joncret, la DPO, vous éclaire : « L’organisation d’un stage implique forcément la collecte de données à caractère personnel non sensibles (nom, prénom, adresse, etc… notamment dans le bulletin d’inscription) et sensibles (la fiche santé reprenant les allergies, les intolérances, la prise d’un médicament, etc.) ».
La cellule DPO a travaillé en collaboration avec l’Observatoire de la Santé du Hainaut (OSH) et l’Action Sociale (DGAS) sur certains aspects de la mise en conformité RGPD concernant l’organisation de stages.
« Cette année, nous avons voulu faciliter et sécuriser la collecte des informations avec un formulaire d’inscription en ligne. Les personnes doivent être informées du traitement de leurs données, de façon compréhensible et facilement accessible dès le moment où elles remplissent le formulaire, et non après. Avec l’accompagnement de la cellule DPO, nous avons intégré les mentions et retravaillé les documents nécessaires avant la mise en ligne du formulaire », explique Véronique VERHULST, correspondante RGPD de l’OSH. « D’autres documents, comme la fiche santé, ont été optimisés afin de ne collecter que les données absolument nécessaires tout en veillant en parallèle à formaliser dans une procédure : la circulation, la détention et à terme la destruction de l’information. Tout cela est possible grâce à l’implication de toute l’équipe ainsi que de la direction ».
L’effet « solution » prôné par la cellule DPO fait boule de neige.
Pour preuve, le SAPASH (Service d’Actions Provinciales d’Animation et de Sensibilisation au Handicap) a emboîté le pas. « Nos stages ont pour objectif de réunir des enfants issus de l’enseignement ordinaire et des enfants en situation de handicap autour de mêmes animations », précise Sabine HOSSELET, correspondante RGPD de l’Action Sociale. « L’institution s’efforce de préserver la vie privée des plus jeunes, notamment en définissant de bonnes pratiques quant à la prise de photos, de vidéos, quant à leur diffusion et au respect de leur confidentialité. Les conseils de la cellule DPO ont permis de baliser l’organisation d’un stage de A à Z pour nous permettre d’en sortir les effets.».
Dans un objectif de transversalité, certains modèles, comme le bulletin d’inscription et la fiche santé, ont été créés de manière à être utilisés pour tout type de stage, par d’autres institutions.
Un outil sécurisé de transfert d’images aux représentants légaux des participants a été suggéré par la cellule DPO. Conforme au RGPD, cet outil gratuit, intuitif et paramétrable a l’avantage d’éviter les réseaux sociaux. Envie de le tester ?
Les correspondants RGPD au sein des institutions et la Cellule DPO sont là pour vous aider, vous accompagner dans la préparation des stages à venir. « Les cloches sonnent, Pâques approche ! »
La conformité n’est pas gravée dans le marbre, elle s’inscrit au contraire dans une démarche continue. Et chaque agent est concerné.
Vous pouvez contacter la cellule DPO : service.dpo@hainaut.be