Une réaction simple mais essentielle lorsqu’on parle de données à caractère personnel, en particulier celles d’étudiants.
Nicolas Germeau, Chef d’atelier section « garage-carrosserie-maçonnerie » de l’Université du travail IETS (Institut d’Enseignent Technique Secondaire) a eu ce « bon réflexe » en sollicitant l’aide de la Cellule DPO.
En effet, depuis peu, la formation à la sécurité de base est rendue obligatoire* et vise à sensibiliser les participants aux risques auxquels ils peuvent être exposés sur un chantier.
Le pouvoir organisateur provincial a la volonté d’intégrer cette formation au cursus existant et ainsi délivrer une attestation de suivi dans une optique d’insertion professionnelle plus rapide dans le secteur de la construction.
« Pour ce faire, CONSTRUCTIV met un place un registre sectoriel et sollicite la Province de Hainaut comme partenaire de choix, pour le transfert de certaines informations sur les participants. Mais, qu’en est-il de cette diffusion au niveau du RGPD ?», expose Nicolas Germeau.
« Comme il s’agit effectivement de données à caractère personnel, nous préconisons, afin de définir le cadre précis de ce transfert et l’utilisation de ces données par CONSTRUCTIV au sens RGPD, la rédaction d’un document succinct qui détermine la finalité de cet usage et la responsabilité de CONSTRUCTIV envers la Province», stipule Aurore Joncret, DPO.
L’effet « solution » : une collaboration avec la correspondante RGPD, l’agent de terrain et les services centraux de la Direction Générale des Enseignements du Hainaut (DGEH), a permis l’élaboration d’un modèle innovant et succinct encadrant cet usage, qui pourra servir à d’autres.
Ainsi la convention avec ce partenaire et la déclaration de confidentialité (modèle ci-avant) ont été formalisées par un rapport collège favorable.
Comme il s’agit d’un sujet transversal, la DGEH a voulu décloisonner et encoder une fiche de traitement valable pour l’ensemble des établissements qui souhaiteraient organiser cette formation. Il en découlera une politique de confidentialité sur base de cette fiche.
A l’issue de ce travail « CONSTRUCTIV(F) », Sonia Angelini, correspondante RGPD à la DGEH précise: « Suite à la nouvelle orientation de la cellule DPO, une meilleure collaboration est possible entre les différents acteurs et permet d’établir un lien entre les gens de terrain, les institutions, les correspondants et la cellule DPO. Par conséquent, le RGPD apparaît plus accessible et compréhensible pour les intervenants. »
Des demandes au départ anodines peuvent parfois avoir des conséquences. Les correspondants RGPD au sein des institutions et la Cellule DPO sont là pour vous aider, vous accompagner dans vos réflexions.
La conformité n’est pas gravée dans le marbre, elle s’inscrit au contraire dans une démarche continue. Et chaque agent est concerné.
Vous pouvez contacter la cellule DPO : service.dpo@hainaut.be
*Réglementation relative à la formation à la sécurité de base : https://constructiv.be/fr-BE/Employeurs/Bien-etre/Reglementation/Conventions-collectives-de-travail-(CCT)/Formations-a-la-securite-de-base.aspx