Régulièrement, nous nettoyons nos armoires, trions nos documents, évacuons ceux qui ne nous servent plus mais, pourtant, nous laissons quantité de mails s’accumuler dans notre boîte.
La gestion des mails ne date pas d’hier : les boîtes sont surchargées de mails souvent sans intérêt. De la négligence de notre part ? Pas forcément. Il n’existe aucune base légale reconnue en matière de durée de conservation, contrairement aux documents de travail sur support papier ou électronique qui sont soumis à des règles d’archivage bien précises.
Les mails contiennent une diversité d’informations : invitations à des réunions, newsletters, correspondance informelle, données sensibles (médicales, syndicales) et beaucoup d’autres choses. Il est donc très difficile de définir une règle qui couvre toutes les réalités mais face à leur croissance exponentielle, il est urgent de trouver une solution…
Actuellement, la messagerie provinciale stockée sur les serveurs de la DGSI représente entre 15 et 20 To (Téraoctets) : c’est un coût énergétique important. Comme nous désencombrons nos armoires, il faut aujourd’hui impérativement vider nos boîtes mails et le faire correctement, en toute conformité avec le RGPD et la sécurité de l’information et de la digitalisation.
Le Service Archives a bien sûr planché sur des solutions et des pistes. Pour éclairer et accompagner au mieux le personnel provincial dans sa gestion documentaire, il a réalisé un guide de bonnes pratiques et de conseils, en abordant notamment la gestion des mails. On le retrouve facilement sur l’intranet.
N’hésitez pas à le consulter : il vous permettra d’adopter de bons réflexes (tri des mails, extraction de mails importants et organisation interne au sein de la boite mail).