Au travers de ses différents secteurs d’activités, comme l’agronomie, l’alimentation, mais aussi la salubrité des bâtiments, Hainaut Analyses joue un rôle essentiel dans la prévention des risques environnementaux et sanitaires.
Il est légitime que certains s’interrogent sur le rôle du RGPD dans ce domaine.
Le RGPD permet de maîtriser les risques liés au traitement et à la gestion de données qui permettent d’identifier directement ou indirectement une personne et de prévenir les atteintes à leurs droits fondamentaux.
« Ainsi, dans le cadre de sa mission d’analyse des milieux intérieurs, les données recueillies sur la qualité du cadre de vie et la santé des occupants du logement peuvent être considérées comme sensibles et nécessiter une protection adéquate et renforcée », précise Aurore Joncret, notre DPO.
En étroite collaboration avec les équipes techniques, notre correspondante RGPD de Hainaut Analyses, Brigitte Van Hove, a concrétisé nos processus sous forme de schémas, permettant ainsi une vision globale et compréhensible du flux des données de A à Z.
Soucieuse d’un accompagnement au plus proche des besoins, la Cellule DPO est allée à la rencontre des acteurs de terrain pour mieux cerner les difficultés rencontrées au quotidien.
« Lorsque je me rends dans des logements, sur des chantiers, ou tout autre lieu pour réaliser mes expertises, je suis parfois confrontée sur place à l’absence d’une personne de contact habilitée à signer le formulaire de consentement RGPD. C’est tantôt un locataire, tantôt un voisin, tantôt un agent immobilier, ou encore des ouvriers de chantier. Ce sont malheureusement les conséquences des caractéristiques de mon travail»; précise Julie Pasture, Responsable de l’Unité Expertises Fongiques et Entomologiques.
« De plus, la mauvaise maîtrise du français pour certaines personnes complique la compréhension des documents transmis ou empêche même parfois leur lecture. Avant de démarrer une mission, les agents s’efforcent d’expliquer les exigences réglementaires aux demandeurs, ce qui n’est pas forcément mission facile», ajoute Diane SERVAIS, Responsable de l’Unité Service d’Analyse des Milieux Intérieurs (SAMI).
De ces échanges, la cellule DPO a mis en évidence plusieurs similitudes qui mettent en évidence la pertinence de mutualiser les résultats du travail accompli, comme:
- Formaliser l’offre de prestation et la demande d’intervention
- Simplifier le formulaire de consentement
- Alléger les documents, par le biais d’un logigramme par exemple
- Rendre les documents faciles à lire et à comprendre par tous: un schéma visuel unique pour une demande d’analyse
Et Brigitte d’ajouter: « nous avons revu le document de consentement en y intégrant un renvoi vers la politique de confidentialité via un QR code et un lien web pour une parfaite transparence».
De bonnes pratiques sont déjà en place tiennent à faire remarquer Diane et Julie : « Nous nous efforçons de préserver l’intimité et la vie privée des personnes en ne prenant que des photos strictement nécessaires à l’accomplissement de notre mission ».
La direction de la Régie provinciale de HA s’inscrit dans « cette symphonie collective » visant la mise en conformité, l’amélioration continue et le dialogue entre les différents intervenants. Les correspondants RGPD au sein des institutions et la Cellule DPO sont là pour vous aider à mettre en musique vos projets et trouver les solutions adaptées à chaque réalité de terrain.
La conformité n’est pas gravée dans le marbre, elle s’inscrit au contraire dans une amélioration continue qui concerne chaque agent.
Vous pouvez contacter la cellule DPO : service.dpo@hainaut.be