Imaginez un placard rempli de bocaux aux étiquettes fantaisistes ou presque identiques. Comment feriez-vous pour préparer un repas? Vous ouvririez toutes les boîtes, tous les bocaux jusqu’à trouver celui qu’il vous faut? Comment feriez-vous pour indiquer à quelqu’un ce dont vous avez besoin pour terminer la recette? Une description exhaustive du bocal, l’endroit précis où il pourrait se trouver dans l’armoire?
Il suffit d’apposer la bonne étiquette pour résoudre toutes ces difficultés. C’est pour cette raison que les emballages sont généralement extrêmement explicites!
Ce que nous faisons pour notre garde-manger pourquoi ne l’appliquerions-nous pas à nos documents? Avouons-le, un bon étiquetage, un « nommage » adapté et conforme, nous permettrait non seulement de nous y retrouver mais de faciliter la recherche pour nos collègues.
C’est d’ailleurs une demande récurrente et un souci permanent pour effectuer des recherches sur l’intranet: la manière dont chacun libelle ses documents. Les moteurs de recherche ne parviennent pas à s’y retrouver facilement et, du coup, nous non plus.
L’archiviste de la Province de Hainaut, Steven Dereese a créé sur l’intranet un groupe baptisé « Archivage » : il y fournit déjà pas mal d’informations et de conseils. Allez y faire un tour! C’est assez simple de réaliser un « nommage » compréhensible par tous, respectant des conventions standardisées. Steven donne ainsi quelques trucs et astuces pour mieux retrouver nos documents : séparer les différents champs par un underscore ( _ ) et non par un espace; ne jamais utiliser les accentuations et les signes spéciaux; privilégier les noms de fichiers courts mais qui ont du sens; s’assurer que tout le monde ait pris connaissance des abréviations acceptées; indiquer la date de création du document en premier de la manière suivante : AAAAMMJJ pour faciliter le classement et la recherche des documents; indiquer l’auteur du document en respectant une table des abréviations si elle existe ou en indiquant le nom puis l’initiale du prénom; éviter les répétitions dans le nom du fichier; mentionner la version du document. Chaque nom de fichier doit contenir un certain ordre : Date_section_typededocument_sujet_auteur_version
Un exemple ? 20210301_Compta_NF(Notes de frais)_Octave_SD_vf
Il faut aussi éviter de réutiliser des termes déjà présents dans le nom du dossier qui contient le fichier en question ou veiller à utiliser « Annexe 1 », « Annexe 2 », « Annexe … » lorsqu’il y en a (ex : pour les PV de CA et d’AG) et placer le terme avant l’auteur du document.
Vous obtiendrez bien plus d’infos en suivant ce lien:
20210301_namingconvention_modele_sd_vf.pdf
https://www.intranet.hai/groupes/archivage/