L’organisation d’événements internes tels que teambuilding, afterwork, doudou, vœux, repas de service, fêtes patronales ou locales, escape game ou autres moments conviviaux constitue un excellent moyen pour stimuler l’engagement des agents, renforcer l’esprit d’équipe et installer une ambiance positive et conviviale.
À cette occasion, des prises d’images (photographies, photomaton) ou des enregistrements (vidéo, son, interviews) peuvent être réalisés en vue d’une éventuelle diffusion sur les canaux de communication officiels INTERNES de la Province, notamment l’intranet.
Dans ce contexte, veillons au respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ainsi que du droit à l’image.
Bonnes pratiques pour les organisateurs
Avant l’évènement
La première règle est la TRANSPARENCE. Les agents doivent être informés à l’avance que l’événement peut faire l’objet de prises d’images et/ou de sons.
L’institution organisatrice doit donc prévoir en amont une mention d’information dans la communication de l’événement (invitation, intranet, e-mail, etc.) qui avertit et rappelle les droits.
Exemple de teaser à inclure dans la communication de l’événement
« Dans le cadre de cet événement, des photos, vidéos, enregistrements sonores ou interviews peuvent être réalisés afin d’illustrer la vie de l’institution et ses activités internes. La diffusion de celles-ci s’effectuera sur les canaux de communication officiels provinciaux INTERNES (INTRANET) pour mise à disposition et utilisation.
Toute personne peut s’opposer à être photographiée, filmée ou enregistrée (image, vidéo, son, interview) ainsi qu’à la diffusion de ces contenus, soit en le signalant directement à l’organisateur de l’événement, soit en contactant le Délégué à la Protection des Données (DPO) à l’adresse suivante : info.dpo@hainaut.be
Le principe appliqué est le suivant : Le consentement est considéré comme donné lorsque la personne adopte un comportement, une attitude non équivoque, tel que le fait de poser volontairement devant l’objectif.
Nous rappelons que l’agent doit maintenir un comportement professionnel approprié durant l’évènement et s’engage à respecter les normes de conduite mais aussi de courtoisie et de respect envers ses collègues.
Nous vous invitons à prendre connaissance de la politique de confidentialité ci-après :
https://link.hainaut.be/o7PcS ou »
Pendant l’évènement
- Rappeler oralement que les agents peuvent s’opposer à la prise d’images/enregistrements ou diffusion à tout moment.
- Informer les photographes / vidéastes de respecter les personnes qui ne souhaitent pas être photographiées / filmées …
Après l’évènement
- Utiliser les images uniquement pour la finalité prévue (communication / diffusion interne, intranet)
- Supprimer les images si une personne exerce son droit d’opposition ou d’effacement (si cela est techniquement possible)
Photo Pixabay